Clubdesk Handbuch ..... - Funtionäre
Einleitung
Clubdesk ist ein modulares Vereinsverwaltungs-System aufgeteilt in 7 Module. Ein Content-Management-System (kurz CMS, deutsch Inhaltsverwaltungssystem) zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung digitaler Inhalte. Die Stammdaten sind somit immer aktuell und immer verfügbar. Clubdesk ist eine Cloud-Lösung, d.h. sämtliche Inhalte sind im Web gespeichert und können von überall her erreicht werden wo ein Web-Anschluss und ein Gerät mit Internet-Browser vorhanden ist. Die 7 Module sind:
| 1 | Schwarzes Brett / Tableau d’affichage / Albofür allgemeine Informationen | |
| 2 | Kontakte / Contacts / Contattiin 2 Ausprägungen, Firmen-Kontakte und Personen-Kontakte. Kontakte können nach Bedarf gruppiert werden in Kaskaden von Gruppen und Untergruppen, zB. Mail-Verteilerlisten | |
| 3 | Termine / Rendez-vous / AppuntamentiEinzel-Termine so wie Termin-Serien können gepflegt und gruppiert werden zu Händen einer geeigneten Anzeige auf der Homepage. Termine können an Kontaktgruppen verschickt werden mit Anmeldemöglichkeiten. (E-Mail mit Knöpfen zur Auswahl) | |
| 4 | Dokumente / Documents / DocumentiStruktur des Dokumentenspeicher besteht aus Laufwerken und enthält Ordner und Unterordner. Zugriffsberechtigungen können auf Stufe Laufwerk erteilt werden. | |
| 5 | E-MailMailing-System für einzelne Empfänger oder Gruppen auf der Basis der Gruppen im Module Kontakte. Ein- und ausgehende Meldungen können archiviert werden. | |
| 6 | Webseite / Page web / Siti webWebsite-Creator zum Erstellen von responsiven Webseiten, wobei so weit wie möglich und sinnvoll die Daten aus den Modulen Kontakte, Termine und Dokumente verwendet werden. | |
| 7 | Finanzen / Finances / Attività finanziarieMit Sub-Modulen für Rechnungen und mandantenfähiger Buchhaltung |
Start Clubdesk Applikation
Mithttps://app.clubdesk.com/ starten sie die Applikation und werden sofort zum Anmelden aufgefordert.
Login
Vereinsmitglieder müssen sich anmelden (login) um den internen Bereich der publizierten Webseite sehen oder in den Modulen der Clubdesk-Applikation arbeiten zu können. Bei erstmaligem Login ist ein Zugang anzufordern - klicken sie Zugang anfordern, sie erhalten dann eine E-Mail, welche sie bestätigen müssen, um anschliessend ein Passwort vergeben zu können. Passwort vergessen und Passwort ändernläuft im selben Modus ab.Ersetzen sie max.muster mit Vorname.Nachname
Zugriffsberechtigungen
Die Zugriffsberechtigungen werden über Rollen gesteuert.Aktuell sind 6 Rollen definiert
| Gast (kein Login) | Invité (sans login) |
| Standard Benutzer | Utilisateur standard |
| Funktionär | Fonctionnaire |
| Regionenvertreter | Représentant régional |
| Vorstand | Direction |
| Administrator | Administration |
Die Rollen werden vom Administrator vergeben. Die Zugriffsberechtigungen sind gruppiert nach:
- Module
- Webseite, Einsicht in öffentlichen Bereich oder auch in den internen Bereich der Seite.
- Laufwerke, im Modul Dokumente
Rollen: Gast und Standard Benutzer
| Gast (kein Login) Invité (sans login) | Standard Benutzer (mit Login) Utilisateur standard (avec login) | |
| Module | ||
| Schwarzes Brett | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Kontakte | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Termine | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Dokumente | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| E-Mails | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Webseite | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Finanzen | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Website | ||
| Zugriff auf: Accès: | Öffentlicher Bereich Domaine public | Interner Bereich Domaine interne |
| Laufwerke (Dokumente) | ||
| Vorstand | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Verein | Kein Zugriff Pas d’accès | Lesen Lire |
| Öffentlich | Lesen Lire | Lesen Lire |
Gäste und Standard Benutzer können nur Daten im grünen Bereich der publizierten Webseite lesen. Auf die übrigen Bereiche haben sie keinen Zugriff.
Rollen: Funktionäre und Regionenvertreter
| Funktionär Fonctionnaire | Regionenvertreter Représentant régional | |
| Module | ||
| Schwarzes Brett | Lesen Lire | Lesen & bearbeiten Lire & modifier |
| Kontakte | Alle lesen Tout lire | Alle lesen Tous lire |
| Termine | Alle lesen & bearbeiten Tout lire & modifier | Alle lesen & bearbeiten Lire & modifier |
| Dokumente | Zugriff (expl Templates) Accès (excl modèles) | Kein Zugriff (expl Templates) Accès (excl modèles) |
| E-Mails | Kein Zugriff Pas d’accès | E-Mail senden & archiv Envoyer e-mail & archives |
| Webseite | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Finanzen | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Website | ||
| Zugriff auf: Accès: | Interner Bereich Domaine interne | Interner Bereich Domaine interne |
| Laufwerke (Dokumente) | ||
| Vorstand | Kein Zugriff Pas d’accès | Kein Zugriff Pas d’accès |
| Verein | Lesen Lire | Lesen Lire |
| Öffentlich | Lesen Lire | Lesen & bearbeiten Lire & modifier |
| Verfügbare Module sind: |
Rollen: Vorstand und Administrator
| Vorstand Direction | Administrator Administration | |
| Module | ||
| Schwarzes Brett | Lesen & bearbeiten Lire & modifier | |
| Kontakte | Alle lesen Tout lire | |
| Termine | Alle lesen & bearbeiten Tout lire & modifier | |
| Dokumente | Zugriff (expl Templates) Accès (excl modèles) | Alles erlaubt |
| E-Mails | E-Mail senden & archiv Envoyer e-mail & archives | |
| Webseite | Webseite & Beiträge publizieren Publier site web & contribution | |
| Finanzen | Lesen Lire | |
| Website | ||
| Zugriff auf: Accès: | Interner Bereich Domaine interne | Alles erlaubt |
| Laufwerke (Dokumente) | ||
| Vorstand | Lesen & bearbeiten Lire & modifier | |
| Verein | Lesen & bearbeiten Lire & modifier | Alles erlaubt |
| Öffentlich | Lesen & bearbeiten Lire & modifier | |
| Verfügbare Module sind: |
Arbeiten mit
Kontakte und Gruppen
Kontakte können in 2 Ausprägungen erfasst werden als Person oder als Firma. Die Kontakte werden über die Schlüsselfelder identifiziert, Vorname plus Nachname bei Personen-Kontakten, Firmenname bei Firmen-Kontakten. Clubdesk erstellt für beide Ausprägungen einen Satz von Standarddatenfelder. Der Anwender kann für seinen Bedarf Kontakt-Zusatzfelder einpflegen, welche dann sämtlichen Kontakten angehängt werden.
Gruppierung der Kontakte
| Eine Suche nach Kontakten kann hier parametrisiert werden | |
| Clubdesk ordnet die Kontakte mit Hilfe der StatuseinstellungenIn diesem fixen Raster. | |
Die Benutzer können/müssen ihre Bedürfnisse entsprechend ihren Aufgaben und Funktionen in einer Struktur aus Gruppen, Untergruppen und Unter-Untergruppen ordnen. Kontakte können mit der Maus markiert und mit ziehen in eine Gruppe einer Gruppe zugeordnet werden. Gruppen, Untergruppen, etc. können genutzt werden als
|
Neue Gruppe erstellen
Mit MausRechtsKlick auf einen Gruppennamen können erstellt und bearbeitet werden.
Kontakte suchen
Mit Hilfe von können Kontakte rasch gefunden werden egal welche Teilmenge gerade angezeigt wird. Kontakte filternMit Hilfe von können in der angezeigten Teilmenge, zB. einer Gruppe einzelne Kontakte ausgefiltert werden.
Dokumente
Für Briefe und Listen gibt es Vorlagen die zu Vereinsvorlagen ergänzt werden können für den wiederkehrenden Gebrauch. Mit Klick auf «Neu» wird die Auswahl angezeigt.
Serienbriefe und Listen
Die Empfänger von Serienbriefen, Listen, etc. aus «Kontakte und Gruppen» rausholen erfolgt durch Eintippen eines Teils des gesuchten Namens, der gesuchten Gruppe, etc. zB «Region» ins Feld «Empfänger». Clubdesk zeigt dann eine Dropdownliste, aus welcher dann mit Klick ausgewählt werden kann.Es können auch mehrere Namen oder Gruppen adressiert werden
Fertige Dokumente, Regionen-spezifisch
Pro Region vordefinierte Dokumente wie zB die Mitgliederliste der Region sind im jeweiligen Unterordner «Dokumente» gespeichert. à à weiter mit Doppelklick auf die gewünschte Liste. Mit Klick auf «Drucken» und dann «Als PDF Speichern» wird die Liste mit den aktuell Datensätzen erstellt und als PDF-Datei auf dem aktiven Rechner gespeichert.
Die Empfänger von E-Mails, die Inhalt der Felder «An:», «Cc:», «Bcc:», können wie bei den Dokumenten eingetragen werden.
«Nur Text» versus «HTML»
E-Mails können in 2 Ausprägungen erstellt werden
| Nur Text | Mit einfachem Text-Editor |
| HTML | Mit HTML-Editor |
Beilagen, Anhänge
Beilagen und Anhänge können vom aktuell benutzten Rechner oder aus der Dokumentenablage in Clubdesk angehängt werden.
Clubdesk Hilfe
Hilfe Dateien sind in 3 Sprachen verfügbar
| Deutsch | https://help.clubdesk.com/de/ |
| Französisch | https://help.clubdesk.com/fr/ |
| Italienisch | https://help.clubdesk.com/it/ |